מבחני מיון ממוחשבים - בעד או נגד?

כפי שהוזכר בפוסטים קודמים שפרסמתי, סובל ענף המלונאות מתחלופת עובדים גדולה. כחלק מהנסיונות לצמצם את התחלופה, מוקדשת תשומת לב רבה לתהליך סינון ומיון העובדים טרם קליטתם על מנת לנסות לנבא את הצלחתם בהשתלבות בעבודה, והתמדתם לאורך זמן, תוך נסיון לעיתים לזהות פוטנציאל לפיתוח עתידי, ואף לנטרל כמובן מועמדים בעלי בעיות אמינות ו/או משמעת.

אחד הכלים שחדרו לשימוש מחלקות משאבי אנוש ב 15 שנים האחרונות הוא מבחני מיון ממוחשבים בין אם מותקנים באתר המשתמש ובין אם בשימוש אינטרנטי. המבחנים עצמם כוללים מודולות שונות ובודקים תחומים רבים כולל מבחני אישיות ומבחני כישורים אשר מתוצאותיהם אמור מנהל משאבי אנוש לקבל תמונה מעמיקה על יכולותיו ואישיותו של הנבחן ולקבל החלטה האם לקבלו לעבודה או לדחותו.

למעוניינים להעמיק יותר בנושא תוקפם ומהימנותם של מבחני המיון האינטרנטים המשמשים את בתי המלון, מובא כאן קישור למאמר הממצה את הסוגיות השונות (מטודולוגיות ואחרות) הכרוכות בשימוש בכלי זה:

http://tinyurl.com/qy7gjpr




כאן, ברצוני להתייחס לסוגיות מעשיות המעסיקות את מנהל משאבי אנוש, לאחר שכבר קיבל את ההחלטה להשתמש במבחנים אלה, בחר את החברה אשר תספק לו את השירות וכעת עליו לקבל מס' החלטות:

• למי מיועדים המבחנים? למועמדים לתפקידים מסויימים או לכולם? מספר שיקולים משפיעים כאן על ההחלטה: עלות כספית מחד (המלון משלם על המבחנים לחברה נותנת השרות החל מכמה עשרות ש"ח למבחני אמינות קצרים ועד מאות ש"ח למבחנים מורכבים יותר), מול מידת הצורך האמיתי בסינון ריבוי מועמדים מאידך...להזכירכם, רב הזמן נמצאים בתי המלון בתקופות של חוסר קריטי בכ"א...(זה לא שעל כל תפקיד יש 5 מועמדים מתוכם צריך לבחור את המועמד המוצלח יותר). אם הוחלט משיקולים אלה לבצע מבחנים לקבוצת תפקידים מצומצמת, יש להחליט בזהירות רבה מי ייכלל בקבוצה זו...האם רק תפקידים הדורשים מידה רבה יותר של אמון (למשל עובדים העוסקים בכסף כמו פקידי קבלה, צ'קרים ואחרים)?...האם לבחון בעלי תפקידים זוטרים כבר מרמת ראשי צוותים ואחראי משמרת, או רק מועמדים לתפקידי ניהול? לדעתי, את מבחני האמינות ה"קצרים" יש לבצע לאוכלוסייה רחבה ככל האפשר של עובדים בהתאם לאפשרויות הכלכליות של המלון, על מנת לאתר מראש את מקרי הקיצון של עובדים בעייתיים. לעומת זאת מבחני אישיות ויכולת מעמיקים יותר (ויקרים יותר) יש להקצות לאותם תפקידים להם נודעת רגישות רבה המחייבים בדיקה מעמיקה  של המועמדים ו/או מועמדים  (פנימיים או חיצוניים) לתפקידי ניהול).
• באילו מודולות מתוך המבחנים להשתמש בכל מקרה?  כפי שהוזכר קודם, קיימים כמה סוגים של מבחנים (אישיות וכישורים) אותם ניתן לפרק למודולות קטנות וממוקדות יותר. יש להשקיע מחשבה ותכנון מהן התכונות החשובות לנו עליהן נרצה לקבל משוב לגבי המועמד. בחירה ממוקדת זו עשוייה להוזיל את עלות המבחנים ולפשט את הדו"ח הסופי המתקבל על המועמד ובכך להקל על תהליך קבלת ההחלטות.
• מי רשאי לראות את תוצאות המבחנים? תוצאות מבחנים אלה רגישות ביותר בשל הצורך לדעת איך לקרוא אותן, לפרש אותן ולהסיק מסקנות. תמיד קיים החשש כי התוצאות תגענה לידיים הלא נכונות אשר תעשינה בהן שימוש לא הוגן במקרה הטוב, ושימוש פוגעני ונצלני במקרה הרע...דמיינו לעצמכם מקרה בו מנהל צעיר בשטח קיבל את תוצאות המבחן של מלצר שלו לפיו נניח נמצא כי אמינות הדיווח של המועמד הינה גבולית...ואז ברגע של כעס על העובד המנהל "זורק" לו משפט בסגנון..." כן, גם במבחנים שלך ראינו שאי אפשר לסמוך עליך בכלל, לא מבין למה קלטו אותך לעבודה..." למשפט כזה יכולות להיות השפעות הן על העובד והן על המעסיק שיכול למצוא עצמו במצבים מביכים...לפיכך נהוג כי את התוצאות שומרים בתיקו האישי של העובד במשרד משאבי אנוש, ובמידה ויש היבטים שצריך לשתף בהם את המנהלים בשטח, עושים זאת בע"פ ובאופן דיסקרטי, תוך מתן הסבר על ההשלכות הצפויות וכיצד צריך להתמודד עם המידע. מנהל מש"א אשר בעצמו לא מודע לרגישות המידע, יכול לגרום נזק יותר מאשר תועלת לארגון בטיפול לא נכון ולא רגיש בנושא זה!
• עד כמה תשפענה תוצאות המבחן על ההחלטה האם לקלוט עובד או לא?  כאן אנו נוגעים בשאלת הליבה של ההתעסקות בנושא זה...נסיון רב שנים בתחום מלמד כי לא תמיד פועל מנהל משאבי אנוש בהתאם להמלצת המערכת בעקבות המבחנים הממוחשבים שעבר המועמד. סיבות רבות לכך: החל מ - 1. חוסר חמור בכ"א המאלץ להתפשר ולקלוט גם עובדים שלא עומדים בקריטריוני הסף כפי שנמדדו במבחנים, או - 2. מצבים בהם מזהה מנהל מש"א כי המבחנים אינם משקפים נכונה את יכולת המועמד בשל היבטים תרבותיים, שפה, מיומנויות עבודה עם מחשב וכו', כמו גם- 3. מצבים בהם המבחנים משקפים תוצאה המנוגדת לחלוטין להתרשמות מנהל מש"א מהראיון האישי עם המועמד או מהמלצות שקיבל מגורמים מוכרים אשר אנו סומכים על שיקול דעתם...                       האם לגיטימי? לדעתי כן ואף הכרחי!
• האם להיעזר במבחנים ממוחשבים לבדיקה של התאמת עובד קיים לקידום עתידי? מה חזק יותר- התרשמות והמלצת מנהל המחלקה או תוצאות המבחן?  זוהי שאלת המשך לשאלה הקודמת...גם כאן קיימות לא פעם החלטות בשטח הסותרות את המלצת המערכת מאותן סיבות שהוזכרו.

לתפישתי, מבחני המיון הממוחשבים הינם כלי תומך החלטה, אך לא כלי יחידי ולא כלי דומיננטי... זהו עוד אמצעי, על מנת לשפר את יכולת הניבוי לגבי הצלחת קליטתו של עובד בארגון... נדבך נוסף על סבב הראיונות ובדיקת רקע וממליצים...יחד עם זאת אין לייחס לכלי זה חשיבות מעבר לכך בעת קבלת ההחלטה, בעיקר בתקופת מחסור בכ"א כפי שחווים המלונות.

המבחנים ברב המקרים עוזרים בעיקר באיתור מקרים קיצוניים לטוב ולרע, אך ברב המקרים חוות הדעת של המערכת הממוחשבת על המועמד על פני הפרמטרים השונים תהא בטווח הרחב המקובל,אשר ישאיר את מנהל מש"א ללא יכולת החלטה אמיתית ואז הוא חוזר להתבסס על יתר האמצעים שהוזכרו ובעיקר על האינטואיציה האישית שלו ונסיונו הקודם.  

ואז- עולה שוב השאלה-האם ההוצאה הכספית כדאית?

• שיקולי עלות-תועלת...למבחנים הרי יש עלות, הגדלה ככל שהם מקיפים ומורחבים יותר...ואם רבים המצבים בהם פועל מנהל מש"א בניגוד להמלצתם, למה צריך אותם? לא חבל על הכסף?

ובכן תשובתי היא שעל אף כל הנאמר מעלה, עדיין נודעת חשיבות רבה למבחנים...המבחנים מספקים, גם למנהל מש"א מנוסה ומתורגל, מידע רב על המועמד אותו לא תמיד ניתן לקבל בדרך אחרת. מידע זה מאפשר למנהל לחזור ולחקור את המועמד במסגרת ראיון חוזר ומעמיק יותר או במסגרת בדיקת רקע וממליצים ולבחון לעומק יותר מידע זה.

בנוסף, מידע זה מאפשר לאחר קליטת העובד לעבודה, להתמקד בפיתוחו האישי באותן נקודות אשר עלו במבחנים כנקודות תורפה...למידע זה חשיבות רבה ביכולת לנהל את אותו עובד, כאשר יש לנו מידע מוקדם על יתרונותיו וחסרונותיו ובכך להגיע לאפקטיביות ניהולית רבה יותר גם כאשר בחרנו מועמד אשר על פניו אינו המועמד האידאלי שחיפשנו...

הערה: בפוסט זה נמנעתי מלדון בנושאים כגון חובת רישום המאגר כמאגר מידע עפ"י חוק, שמירה על פרטיות, החובה לאפשר למועמד לקבל דו"ח על תוצאות המבחנים, השאלה למי שייך המידע המתקבל מדוחות אלה וכו' שכן אין הם מנושאי הדיון, אך בהחלט חשוב להכירם במידה ומעוניינים להיכנס לעולם זה!